今天來聊個PM每天都要練習的溝通常見問題，以及如何用有效的方式處理這些問題。

1. 使用者需求不明確

在專案初期，客戶或利益相關者可能無法清楚表達他們的需求，導致團隊對專案目標的理解不一致。

• Case study:

假設你是Slack的產品經理，你的團隊可能面臨來自潛在用戶的需求不明確問題：

例如，許多企業可能希望有一個能夠提升團隊協作的工具，需求可能是希望有一個「更好的溝通工具」，但對於具體功能到底有什麼（如即時訊息、文件分享、視訊會議、或者整合其他第三方應用等?）的需求並不清晰，或是希望具體整合哪些其他應用。

這種情況下，PDM需要確保所有利害關係人對需求有共同的理解並進行深入的對話。若需求太多，也要能夠及時調整優先順序，確保專案計劃能順利上線。

• 可以怎麼做:

產品經理與團隊可以舉辦需求澄清會議（requirements clarification meeting），在與潛在用戶進行深入的交流時使用視覺化工具和Prototype來幫助使用者更能透過產品原型畫面釐清他們的需求，以確保所有人對產品目標有一致的理解

2. 團隊成員彼此的誤解

團隊成員可能因為不同的背景或專業知識而對某些任務產生誤解，這可能導致工作進度延誤或產品品質不佳。PDM需要定期主持團隊會議促進交流，除了確保每個成員都能清楚自己的角色和任務之外，也要協調大家達到共識。

• Case study:

你是Airbnb的產品經理，在開發階段設計師與工程師之間可能會發生衝突，特別是在使用戶介面的設計與功能實作方面。

• UIUX設計師：設計師可能會設計一個流暢且吸引人的用戶介面，特別是在房源搜尋和預訂流程中希望能夠包含視覺效果和互動元素，以強調使用者體驗、提升使用者的參與感。

• 軟體工程師：工程師則可能專注於系統的穩定性和效能，對於一些複雜動畫或互動效果，可能會認為這會增加網站的加載時間，從而影響用戶體驗，因此選擇簡化或延遲實作這些功能。

• 可以怎麼做:

為了解決這種誤解，Airbnb的產品經理可以採取以下措施：

定期協作會議：召集設計師和工程師定期舉行會議，討論設計理念和技術可行性，確保雙方對產品的期望一致。

共同檢視prototype：設計師可以展示low fidelity/high fidelity的prototype，並解釋設計背後的使用戶需求，讓工程師理解設計的目的。

建立回饋機制：在開發過程中，設計師和工程師可以互相給予反饋，及時調整設計或技術實踐的方向，以確保最終產品既有出眾的設計又良好的性能。

利害關係人的期望管理

最後一個最難處理了呀！

如果有看過 Netflex的《串流王者》描述Spotify創業到上市的過程就會更有感。這部劇很創新的地方是每集的題目都是以一家新創在創業過程裡會遇到的利害關係人與其代表的立場作為標題。

• Case study:

假設你是Spotify的產品經理，你發現CEO、sales team和marketing team之間的期望可能存在不一致，導致溝通上的困難:

• CEO：CEO可能希望Spotify能迅速擴展使用者，並在短期內達到一定的市場佔有率，強調快速推出產品並獲取用戶。

• sales team：銷售團隊可能因為希望能夠快速獲得企業客戶的支持，強調需要實作更多的產品功能來吸引企業用戶，例如團隊共享音樂和管理功能。

• marketing team：行銷團隊則可能希望能夠在產品推出前，有預算和資源進行市場調查和品牌推廣，以確保產品在上架時能夠準確吸引目標用戶群。

• 可以怎麼做:

為了解決以上期望管理的問題，產品經理和Spotify團隊可以採取以下措施：

• 建立清晰的產品路線圖(Product Road Map)：制定明確的產品路線圖，並向所有利益相關者展示計劃中的功能和時程，以便他們了解產品的發展階段和未來計劃。

• 定期跨部門會議：定期舉行跨部門會議，讓CEO、sales team和marketing team共同參與，討論產品的發展方向和各方的期望，確保所有利益相關者在同一頁面上。

• 收集和整合回饋：在產品開發過程中要定期收集各部門的回饋並確認，根據實際情況調整產品策略，確保各方期望能夠得到適當管理與滿足。

總結

根據個人經驗，需求不明確，太晚理清楚產品方向導致時程過為緊急，是許多專案失敗的原因。今天的鐵人賽說明了三大常見溝通問題及有效策略，希望能幫助讀著們提高專案成功的機率，有效整合各方的意見，確保產品專案能夠順利推進！